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Nachrichten zu unserer Arbeit - Faire öffentliche Beschaffung

24. März 2020 Faire Beschaffung leicht gemacht: das digitale Vergabetool

Vergabeverfahren bergen ihre Tücken. Das Einbinden von sozialen und ökologischen Mindeststandards macht die Sache oft nicht einfacher. Doch auch mit wenig Erfahrungswissen ist eine faire Vergabe machbar. FEMNET hat gemeinsam mit dem Rechtsanwalt André Siedenberg ein digitales Vergabetool entwickelt: eine Online-Entscheidungshilfe für alle, die fair(er) beschaffen wollen.

Praktische Unterstützung bieten

Das digitale Vergabetool befindet sich auf der Webseite des Kompass Nachhaltigkeit. Es soll für Kommunen konkrete, praktische Unterstützung bereitstellen. Es bietet Entscheidungshilfen für Fragen, die schon vor Eröffnung eines Vergabeverfahrens relevant sind: In welchem vergaberechtlichen Rahmen bewege ich mich? Beschaffe ich Waren aus sensiblen Produktgruppen? Welche fairen Alternativen gibt es zu meinen Bedarfen? Das Vergabetool ist hierbei denkbar einfach zu nutzen: es ist im Interview-Modus gestaltet. Das Tool stellt Fragen und bietet Antwortoptionen. Durch jeden Klick wird das Vorgehen besser auf den individuellen Fall abgestimmt. Denn: jede Kommune und jeder Beschaffungsvorgang sind anders.

Zur fairen Vergabe in sieben Schritten

In einer Folge von maximal sieben Entscheidungsschritten prüft das Vergabetool, wie soziale und ökologische Nachhaltigkeitskriterien in die geplante Ausschreibung aufgenommen werden können. Das Tool arbeitet dabei die folgenden Aspekte ab:

1. Vergaberechtlicher Rahmen
2. Produktgruppe
3. Verfügbarkeit Gütezeichen
4. Verfügbarkeit Anbieter und Produkte
5. Wirtschaftliche Beschaffung
6. Wahl der Verfahrensart
7. Weiteres Vorgehen

Vom Rechtsrahmen zu Gütezeichen

Zunächst wird der rechtliche Rahmen für das Vergabeverfahren geklärt: Sollen die Gesetze der Bundesebene angewandt werden? Oder des Bundeslandes? In einigen Fällen existieren auch Regelungen auf kommunaler Ebene. In einem zweiten Schritt geht es um die Bedarfe: Das Tool fragt nach den Produktgruppen, die beschafft werden sollen. Falls Produkte aus mehr als einer Produktgruppe eingekauft werden, sind mehrere Durchläufe durch das Vergabetool zu empfehlen. Ein Beispiel: Möchte ich Textilien einkaufen, so kann ich präzise werden: Beschaffe ich Arbeitskleidung? Feuerwehruniformen? Oder Handtücher? Das Tool möchte es ganz genau wissen. Aus gutem Grund: In Schritt Nummer drei wird geprüft, ob für das angefragte Produkt geeignete Gütezeichen oder andere glaubwürdige Nachweise verfügbar sind. Hierbei ist das Vergabetool mit einer weiteren Datenbank des Kompass Nachhaltigkeit verknüpft: dem Gütezeichenfinder.

Sind noch nicht (genügend) Gütezeichen verfügbar, so wird vorgeschlagen mit einem Fragebogen zu arbeiten. Dieser fragt Zuschlagskriterien ab, welche das nachhaltige Engagement die Bieterfirmen zeigen. So können auch erste Schritte positiv gewertet werden. Gleichzeitig wird dem Markt signalisiert, dass zukünftig verstärkt nach nachhaltigen Kriterien gefragt werden wird.

Von fairen Anbietern zur Verfahrensart

Sind Gütezeichen verfügbar, kann es weitergehen: In einem vierten Schritt fragt das Tool, ob es ausreichend Angebot am Markt gibt. Nun sind Beschaffer*innen gefragt: Im Gütezeichenfinder können sie nach Firmen suchen, die gesiegelte Produkte anbieten – und hierbei prüfen, ob bei gleicher Qualität und Funktionalität Anbieterfirmen mit der gewünschten Nachweisform verfügbar sind. Schritt Nummer fünf geht auf die Wirtschaftlichkeit ein. Für den konkreten Fall muss geschaut werden: Gibt es Preisunterschiede zwischen Produkten, die hohe bzw. niedrige/ohne Nachhaltigkeitsansprüche erfüllen? Sowohl bei „konventionellen“ als auch bei „nachhaltigen“ Produkten kann es eine große Preisspanne geben: Fair ist nicht gleich teuer. Und teuer ist nicht gleich fair. In einem sechsten Schritt fragt das Vergabetool nach der Verfahrensart. Auch hier bietet der Kompass Nachhaltigkeit weiterführende Informationen, z.B. zu den rechtlichen Grundlagen, auf die die Wahl der Verfahrensart fußt. Hier muss z.B. zwischen einem Direktkauf, einer beschränkten Ausschreibung oder einer öffentlichen Ausschreibung gewählt werden.

Vorgehen planen und Austausch schaffen

Abschließend schlägt das Tool auf Grundlage der eingegebenen Informationen vor, wie bei der fairen Vergabe vorgegangen werden kann. Es zeigt auf, wie Nachhaltigkeitskriterien konkret im Ausschreibungsprozess verankert werden können. Diese Tipps stehen als PDF oder Textdokument zum Download bereit. Dieses Dokument kann auch als Zusatz zum Vergabevermerk genutzt werden. So lassen sich die gewonnenen Erkenntnisse kompakt weitergeben und mit Kolleg*innen diskutieren. Apropos Diskussion: Das Tool bietet eine interaktive Karte mit Praxisbeispielen von Kommunen aus ganz Deutschland. Warum also nicht mal einen Austausch mit Kolleg*innen aus einer Pilotkommune starten? FEMNET wünscht viel Freude und viel Erfolg bei der Nutzung des digitalen Vergabetools.